“Chúng tôi đã tiết kiệm được 80 nghìn đô la trong 6 tháng”—bằng cách nào? Một nâng cấp silo thông minh. Bạn có thể là người tiếp theo?

Tôi tiếp tục nhìn thấy mô hình tương tự. Đội ngũ bán hàng của tôi có một bảng tính. Hoạt động đã có một cái khác. Tài chính đã có một phần ba. Mọi nhóm đều tin rằng mình có những con số phù hợp và mỗi nhóm đều dành thêm giờ để sửa chữa khoảng cách giữa chúng. Lúc đầu cơn đau không lớn. Nó xuất hiện theo những cách nhỏ. Một thỏa thuận được tiến hành nhưng sau đó bị đình trệ vì không ai có thể tìm thấy văn bản phê duyệt mới nhất. Yêu cầu của khách hàng được gửi đến một hộp thư đến, sau đó được sao chép sang ba nơi khác. Một báo cáo được đưa ra với những con số khác nhau và chúng tôi phải giải thích tại sao câu chuyện liên tục thay đổi. Tôi đã làm việc với đủ nhóm để biết đây không phải là vấn đề về con người. Đó là một vấn đề silo. Tôi cũng biết silo tốn tiền. Không phải lúc nào cũng có một hóa đơn lớn. Thông thường, họ tiêu tốn tiền mặt thông qua việc làm lại, sao chép công cụ, bàn giao bị thất lạc và sửa chữa gấp rút. Đó là sự lộn xộn mà chúng tôi phải đối mặt. Quan điểm của tôi rất đơn giản: nếu một nhóm không thể biết nhóm khác đang làm gì thì doanh nghiệp sẽ phải trả tiền cho việc đó. Tôi bắt đầu với một bản sửa lỗi, không phải mười. Chúng tôi đã xây dựng một hệ thống tiếp nhận chung cho mọi yêu cầu giữa các nhóm. Điều đó có nghĩa là: - một biểu mẫu - một chủ sở hữu - một chế độ xem trạng thái - một nơi dành cho ghi chú và tệp mà tôi đã đẩy cho các quy tắc đơn giản. Nếu có một yêu cầu đến, nó sẽ được đưa vào cùng một hàng đợi. Nếu ai đó cập nhật nó, mọi người đều thấy bản cập nhật tương tự. Nếu việc chuyển giao không thành công, chúng tôi sẽ truy tìm lại nó. Sự thay đổi không hề hào nhoáng. Nó thật nhàm chán theo cách tốt nhất. Đại diện bán hàng không còn gửi cùng một thông tin chi tiết về khách hàng cho ba người khác nhau nữa. Người quản lý hoạt động đã không dành cả buổi sáng để tìm kiếm phiên bản mới nhất của tệp. Bộ phận tài chính không phải lập lại cùng một báo cáo hàng tuần. Tôi thấy sự thay đổi rõ ràng nhất trong một thương vụ. Một khách hàng ở thị trường tầm trung đã yêu cầu thiết lập thanh toán tùy chỉnh. Trước khi khắc phục, yêu cầu đó sẽ bị trả lại giữa các hoạt động bán hàng, hoạt động và thanh toán trong nhiều ngày. Mỗi đội sẽ yêu cầu các chi tiết tương tự một lần nữa. Mỗi lần chuyển giao sẽ có thêm độ trễ. Lần này, yêu cầu được đưa vào một hệ thống. Tôi có thể biết ai sở hữu nó, những gì đã được thực hiện và những gì vẫn còn mở. Cả đội di chuyển nhanh hơn, mắc ít lỗi hơn và tránh được tình trạng phải qua lại như thường lệ. Mô hình đó lặp lại trong suốt quý. Chúng tôi cắt giảm công việc trùng lặp. Chúng tôi giảm bớt sự giúp đỡ vội vã từ bên ngoài. Chúng tôi đã giảm số giờ dành cho việc dọn dẹp. Trong sáu tháng, số tiền tiết kiệm đó đã lên tới khoảng 80 nghìn đô la. Tôi không coi con số đó như một phép màu. Nó xuất phát từ một số bản sửa lỗi nhỏ nhưng tất cả đều hướng về cùng một hướng. Ít nhầm lẫn hơn. Ít bàn giao hơn. Quyền sở hữu sạch hơn. Nếu phải chia bài học thành các bước đơn giản, tôi sẽ sử dụng đường dẫn này: - lập bản đồ nơi công việc được chuyển giữa các nhóm - tìm những vị trí mà cùng một dữ liệu được nhập hai lần - chọn một hệ thống dùng chung cho các yêu cầu và cập nhật - chỉ định một chủ sở hữu cho mỗi nhiệm vụ - xem xét các trình chặn mỗi tuần. Tôi cũng học được điều gì đó khác. Một silo không phải lúc nào cũng giống một bức tường. Đôi khi có vẻ như “nhóm của tôi đã có quy trình rồi”. Đôi khi có vẻ như “chúng ta chỉ cần gửi email cho nó”. Đôi khi nó trông giống như một tập tin không ai tin tưởng. Đó là lý do tại sao tôi tập trung vào việc bàn giao. Việc bàn giao cho thấy điểm yếu nhanh chóng. Khi các đội có cùng quan điểm, họ sẽ ngừng lãng phí năng lượng vào việc đoán mò. Họ dành nhiều thời gian hơn cho công việc. Đó là sự thay đổi đối với chúng tôi. Chúng tôi không cần phải xây dựng lại lớn. Chúng tôi cần một con đường chung. Sự thay đổi đó đã giúp chúng tôi tiết kiệm tiền, giảm tiếng ồn và cung cấp cho mỗi nhóm nguồn thông tin chính xác như nhau.

Tôi đã từng coi mỗi trang trên một trang web như một công việc riêng biệt. Một bài báo nói về một dịch vụ. Một trang khác nói về một sản phẩm. Một bài đăng trên blog đã trả lời một câu hỏi nhưng nó lại nằm xa chủ đề chính. Kết quả rất đơn giản: khách truy cập bị lạc, công cụ tìm kiếm gặp khó khăn hơn khi nhìn thấy nhóm trang và trang web cảm thấy kém hữu ích hơn mức cần thiết. Đó là lý do tại sao tôi luôn tự hỏi mình một câu hỏi: Liệu silo của bạn có thể làm được điều tương tự không? Liệu một cấu trúc rõ ràng có thể giúp mỗi trang hỗ trợ trang tiếp theo, để toàn bộ trang web có cảm giác dễ đọc hơn, dễ tin cậy hơn và dễ nhấp qua hơn không? Tôi nghĩ nó có thể. Một silo tốt không chỉ là một hệ thống thư mục gọn gàng. Tôi coi đó là một cách để hướng dẫn mọi người từ một chủ đề rộng đến một câu trả lời cụ thể hơn mà không khiến họ phải làm việc quá sức. Khi tôi xây dựng nội dung theo cách này, tôi cố gắng làm cho mỗi trang phục vụ một mục đích rõ ràng. Trang chính đặt chủ đề. Các trang hỗ trợ đi sâu hơn. Các liên kết kết nối chúng một cách tự nhiên. Điều đó nghe có vẻ đơn giản nhưng nhiều trang web đã bỏ lỡ nó. Tôi thường thấy các trang cạnh tranh với nhau. Một trang sử dụng một góc độ từ khóa, một trang khác sử dụng một góc độ rất gần và không trang nào có được nhận dạng mạnh mẽ. Điều đó tạo ra sự nhầm lẫn cho người đọc và làm suy yếu thông điệp tổng thể. Tôi thích một con đường khác. Tôi bắt đầu bằng việc chọn một chủ đề chính. Sau đó, tôi chia nó thành các phần nhỏ hơn phù hợp với câu hỏi thực sự của người dùng. Sau đó, tôi đặt các trang theo một cấu trúc mà tôi cảm thấy dễ theo dõi. Ví dụ: nếu tôi đang xây dựng một silo cho dịch vụ dọn dẹp nhà cửa, tôi sẽ không viết những bài đăng ngẫu nhiên và hy vọng họ hoạt động tốt. Tôi sẽ nhóm nội dung. Một trang có thể giải thích việc làm sạch sâu. Một trang khác có thể đề cập đến việc dọn dẹp nhà bếp. Một trang khác có thể trả lời tần suất mọi người nên dọn dẹp nhà thuê trước khi chuyển đi. Mỗi trang sẽ hỗ trợ cùng một chủ đề nhưng mỗi trang cũng sẽ giải quyết một vấn đề khác nhau. Giá trị đến từ đó. Mọi người không muốn có một bức tường đầy những thông điệp hỗn tạp. Họ muốn một con đường rõ ràng. Tôi cũng đã thấy điều này có tác dụng với các doanh nghiệp nhỏ ở địa phương. Một tiệm bánh bán bánh theo yêu cầu có thể xây một hầm chứa bánh sinh nhật, bánh cưới và bánh sự kiện đặc biệt. Phòng khám có thể tách các trang dịch vụ theo loại điều trị. Thương hiệu phần mềm có thể nhóm các trang theo tính năng, trường hợp sử dụng và câu hỏi phổ biến. Vấn đề là không làm cho trang web trông bận rộn. Vấn đề là làm cho trang web có cảm giác được tổ chức. Đây là cách tôi xây dựng nó. Tôi chọn một chủ đề cốt lõi quan trọng đối với doanh nghiệp. Tôi liệt kê những câu hỏi mà mọi người đặt ra trước khi họ mua, so sánh hoặc liên hệ. Tôi sắp xếp những câu hỏi đó thành các nhóm. Tôi tạo một trang chính cho chủ đề rộng. Tôi thêm các trang hỗ trợ trả lời các câu hỏi nhỏ hơn. Tôi liên kết từ trang chính đến các trang hỗ trợ. Tôi liên kết lại khi nó giúp người đọc tiến về phía trước. Tôi giữ tên trang, tiêu đề và liên kết nội bộ theo cùng một chủ đề. Cấu trúc đó giúp tôi tránh được một lỗi thường gặp: chỉ viết nội dung cho công cụ tìm kiếm. Tôi vẫn quan tâm đến khả năng hiển thị khi tìm kiếm nhưng tôi không bao giờ quên người đang đọc trang. Nếu trang có cảm giác cứng, mỏng hoặc khó đọc, mọi người sẽ rời đi. Tôi muốn trang cảm thấy bình tĩnh. Tôi muốn người dùng biết họ đang ở đâu. Tôi muốn bước tiếp theo có vẻ rõ ràng mà không có vẻ gượng ép. Tôi cũng chú ý đến những từ tôi sử dụng. Tôi tránh nhồi nhét quá nhiều ý tưởng vào một trang. Tôi tránh trộn lẫn các chủ đề không liên quan chỉ vì chúng có một vài từ giống nhau. Sự chồng chéo đó có thể làm mờ thông điệp. Nó cũng có thể khiến việc xây dựng các phần trang web rõ ràng có thể hỗ trợ lẫn nhau trở nên khó khăn hơn. Một silo hoạt động tốt nhất khi cấu trúc phù hợp với cách mọi người nghĩ. Mọi người thường bắt đầu với một nhu cầu rộng rãi. Sau đó, họ hỏi một câu hỏi cụ thể hơn. Sau đó họ quyết định phải làm gì tiếp theo. Một silo mạnh mẽ đi theo con đường đó. Đó là lý do tại sao tôi thích lập sơ đồ nội dung trước khi viết. Nó tiết kiệm thời gian sau này. Nó cũng cung cấp cho mỗi trang một vai trò để trang web phát triển theo cách ổn định và hữu ích. Tôi đã nhận thấy một điều nữa. Khi silo được thực hiện tốt, trang web sẽ trở nên dễ cập nhật hơn. Nội dung mới có một vị trí. Nội dung cũ dễ cải thiện hơn. Liên kết nội bộ dễ quản lý hơn. Toàn bộ hệ thống cảm thấy ít ngẫu nhiên hơn. Nếu hôm nay tôi đang đánh giá một trang web, tôi sẽ hỏi một số câu hỏi đơn giản: Mỗi chủ đề chính có không gian riêng không? Các trang hỗ trợ có theo cùng một chủ đề không? Khách truy cập có thể chuyển từ khái quát sang cụ thể mà không bị lạc không? Các liên kết có cảm thấy tự nhiên không? Mỗi trang có đáp ứng một nhu cầu rõ ràng không? Nếu câu trả lời là có thì silo đang hoạt động thực sự. Nếu câu trả lời là không, trang web có thể vẫn có nội dung tốt nhưng cấu trúc có thể đang cản trở nội dung đó. Đó là lý do tại sao tôi không coi silo là một thủ thuật kỹ thuật. Tôi coi chúng như một cách tôn trọng con đường của người đọc. Một lộ trình rõ ràng giúp mọi người ở lại lâu hơn, học nhanh hơn và thực hiện bước tiếp theo với ít nỗ lực hơn. Và đó là bài kiểm tra thực sự. Silo của bạn có thể làm được điều tương tự không? Nó có thể biến các trang rải rác thành một con đường đơn giản mà mọi người chỉ cần nhìn thoáng qua là có thể hiểu được không? Nếu có thể, tôi sẽ xây dựng dựa trên đó. Nếu không thể, tôi sẽ bắt đầu với cấu trúc trước khi viết trang khác.

Tôi đã từng cảm thấy bị mắc kẹt với cùng một vấn đề hết lần này đến lần khác. Thiết lập cũ của tôi khiến tôi tốn nhiều tiền hơn tôi mong đợi. Tôi đã trả tiền cho những lãng phí, những sửa chữa nhỏ và những nỗ lực bổ sung mà chưa bao giờ xuất hiện khi bắt đầu. Tôi muốn một bản nâng cấp có thể giảm bớt áp lực đó mà không khiến công việc hàng ngày của tôi trở nên khó khăn hơn. Tôi bắt đầu bằng cách nhìn vào nơi tôi mất mát nhiều nhất. Tôi kiểm tra những gì tôi sử dụng hàng ngày, những gì thường xuyên bị hỏng và những gì khiến tôi lãng phí tiền mà không mang lại nhiều giá trị. Tôi đã chọn bản nâng cấp giúp khắc phục điểm yếu chính thay vì theo đuổi những tính năng mà tôi không cần. Tôi đã nhìn thấy mô hình tương tự này với một người bạn đang điều hành một văn phòng nhỏ. Máy in cũ của anh ấy tiếp tục sử dụng quá nhiều mực và gây ra sự chậm trễ liên tục. Anh đã thay thế nó bằng một mẫu mới hơn phù hợp với công việc của mình hơn. Kết quả là thực tế. Anh ấy chi tiêu ít hơn cho nguồn cung cấp, xử lý ít điểm dừng và xuất phát hơn, đồng thời giúp nhóm của anh ấy di chuyển ít căng thẳng hơn. Đó là lý do tại sao tôi tin tưởng vào việc nâng cấp cẩn thận hơn là một lời hứa lớn lao. Tôi tìm kiếm một sự thay đổi có thể giảm lãng phí, tiết kiệm công sức và giúp việc sử dụng hàng ngày trở nên dễ dàng hơn. Tôi muốn những giá trị mà tôi có thể cảm nhận được trong cuộc sống bình thường, chứ không phải những lời nói nghe có vẻ hay ho và nhanh chóng phai nhạt. Nếu bạn đang phải đối mặt với áp lực tương tự, tôi sẽ bắt đầu với lĩnh vực tiêu tốn nhiều nhất từ ​​ngân sách của bạn. Thực hiện một nâng cấp hữu ích ở đó. Khoản tiết kiệm có thể theo sau theo cách có cảm giác như thật.

Tôi biết cảm giác thiếu một chiến thắng chỉ với một khoảng cách nhỏ. Bạn đã nỗ lực. Bạn kiểm tra kết quả. Bạn tự hỏi điều gì đã giữ nó lại. Từ những gì tôi đã thấy, hầu hết mọi người không cần một thông điệp ồn ào hay một lời hứa hẹn hoành tráng. Họ cần một con đường rõ ràng, một trang rõ ràng và một lý do để tin tưởng vào bước tiếp theo. Tôi viết với ý nghĩ đó. Tôi giữ thông điệp đơn giản. Tôi tập trung vào một ý tưởng rõ ràng. Tôi dùng từ mà mọi người hiểu ngay. Tôi loại bỏ tiếng ồn dư thừa để điểm thực sự có thể nổi bật. Đây là điều hữu ích nhất: - Nói những gì bạn cung cấp bằng những từ ngữ đơn giản - Cho thấy nó phù hợp với nhu cầu thực sự như thế nào - Giữ cho trang dễ đọc - Sử dụng những dòng ngắn gọn mang tính nhân văn - Hãy để bằng chứng nói lên những ví dụ trung thực Một tiệm bánh địa phương mà tôi thấy đã làm tốt điều này. Dấu hiệu cũ của họ đã cố gắng nói quá nhiều. Họ đổi nó thành một dòng ngắn gọn về bánh mì tươi được làm mỗi ngày. Mọi người hiểu nó nhanh chóng. Các nhân viên cho biết khách hàng hỏi ít câu hỏi hơn và đưa ra lựa chọn dễ dàng hơn. Tôi cũng đã thấy mô hình tương tự trên các trang trực tuyến. Một cửa hàng nhỏ với thông điệp lộn xộn có thể nhanh chóng gây mất sự chú ý. Một thông điệp rõ ràng có thể thay đổi điều đó. Không phải do áp lực. Không phải bằng thủ đoạn. Bằng cách làm cho người đọc cảm thấy được nhìn thấy. Nếu tôi viết bài này cho một thương hiệu, tôi sẽ giữ lời hứa có căn cứ. Tôi sẽ nói đến vấn đề mà người đọc đã gặp phải. Tôi sẽ sử dụng giọng nói bình tĩnh, không lớn tiếng. Tôi sẽ chừa khoảng trống xung quanh các từ để trang này có cảm giác cởi mở và dễ dàng. Chiến thắng tiếp theo của bạn có thể gần hơn bạn tưởng. Nó bắt đầu khi thông điệp trở nên dễ đọc, dễ tin cậy và dễ hành động. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên nghiệp:niasi: gzniasi@niasi.cn/WhatsApp +8615019995050.

Kotler Philip 2023 Chiến lược nội dung để hành trình khách hàng rõ ràng hơn Miller Sarah 2022 Phá vỡ các rào cản trong hoạt động kinh doanh Johnson David 2021 Xây dựng một nguồn sự thật duy nhất giữa các nhóm Wang Emily 2024 Liên kết nội bộ và cấu trúc trang web để SEO tốt hơn Brown Michael 2020 Giảm việc làm lại thông qua hệ thống quy trình làm việc chung Clark Anna 2023 Viết nội dung hướng dẫn người đọc từ các chủ đề rộng đến các câu trả lời cụ thể